El desarrollo del presente trabajo enmarca una gran variedad de herramientas necesarias para la vida personal y profesional de cualquier persona que siente el interés de adquirir nuevos o reforzar sus conocimientos en el uso y manejo óptimo de paquetes de oficina. Por ello realizamos un esbozo general de algunas de las herramientas ofimáticas más comunes y utilizadas en millones de hogares y empresas, reconociendo que hoy en día la persona que realmente esté capacitada y desee proyectarse en el futuro le es obligatorio profundizarse en detalle sobre el tema y poder tener una ejecución eficiente del mismo.
El avance de la tecnología y la informática contribuyen efectivamente a un trabajo más rápido y fácil en toda empresa, puesto que brinda diferentes herramientas tecnológicas que permiten tomar decisiones precisas y verificables, un ejemplo de ello es el tema a tratar: paquetes de oficina. Las herramientas ofimáticas en la actualidad son de gran utilidad porque facilitan el trabajo de la persona dentro de una empresa, lo que hace que ésta sea más eficaz y rápida, pues las aplicaciones permiten realizar, organizar, diseñar, corregir, guardar y enviar múltiples archivos de una manera práctica y confiable.
Por otra parte nuestra finalidad es enfatizarnos concretamente en la utilidad que las aplicaciones de oficina nos pueden brindar en el futuro administrativo de empresas, toda vez que nos concede la base informática para poder crear empresa y desarrollar variadas actividades laborales, por eso nos corresponde tener muy definido el tema, su importancia, subtemas, tipos y variables. Igualmente contamos con las herramientas tecnológicas necesarias para concebir una producción veraz de lo planteado en el núcleo correspondiente.
En la actualidad la ofimática es muy importante ya que en la mayoría de los trabajos hacen uso de ello por medio de sistemas. El mundo día a día esta mas actualizado para así poder llevar a el hombre a realizar las cosas mucho más simples y exactas a la vez, una de ellas y las importante es la computación ya que por medio de ella todos estamos enlazados. Hoy en día desde las personas mas jóvenes hasta nuestros adultos debe saber algo de ella ya que en algún momento nos toparemos con alguna computadora.
Es un programa diseñado para hacer presentaciones con texto esquematizado, fácil de entender, animaciones de texto e imágenes prediseñadas o importadas desde imágenes de la
computadora. Se le pueden aplicar distintos diseños de fuente, plantilla y animación. Este tipo
de presentaciones suele ser muy llamativo y mucho más práctico que los de Microsoft
Word. Power point, ya que al contener una gran gama de Funcionesnos permite realizar
desde un documento, diapositivas hasta realizar animaciones de objetos y texto, controlando
su duración. Esta aplicación está dirigida fundamentalmente a servir de apoyo en
presentaciones o exposiciones de los más diversostemas, proyectando una serie de
diapositivas a través del ordenador. Una vez diseñada una pantalla se puede convertir ésta
en una diapositiva o transparenciafísica para reproducirla en unproyectortradicional, o
visionarla en el ordenador.
Imagen disponible en :https://www.google.com/url?sa=i&url=https%3A%2F%2Fcincodias.elpais.com%2Fcincodias%2F2018%2F08%2F16%2Flifestyle%2F1534439516_619854.html&psig=AOvVaw0YQ2-Hu6PKqSr4v7yKc2VW&ust=1605398755849000&source=images&cd=vfe&ved=0CAIQjRxqFwoTCMjX08negO0CFQAAAAAdAAAAABAK
Característica de power point
Power Pointpertenece a la familia de Microsoft Office y se caracteriza por ser un programa de presentaciones, en la que el usuario puede ambientar sus trabajos con texto, gráficos, animación y sobre todo imágenes. Power Point es utilizado en diferentes ramas del saber desde los negocios, administración, comunicación, diseño, entre otros, pues sus múltiples herramientas permiten un mejor desenvolvimiento en la enseñanza y transmisión de conocimiento.
Partes de Power Point y funciones:
Botón Office
El botón office se ubica a la izquierda de la pantalla del Microsoft Power Point. Al hacer click en esta herramienta el usuario podrá ver otras funciones como guardar, imprimir, compartir, abrir, exportar y cerrar, además de otras opciones que permitirán personalizar su presentación.
Barra de título
Esta barra muestra el nombre del documento sobre el cual se está trabajando. Antes de que el trabajo se guarde con algún nombre, este dirá automáticamente presentación 1.
Barra de menú
Debajo de la barra de título se encuentra de barra de menú, la cual da una vista rápida de funciones que se pueden realizar como diseño, presentación con diapositivas, inicio, revisar, vista. Cada uno de las opciones que muestra la barra de menú son desplegables y dan varias alternativas a los usuarios.
Panel de Diapositivas
Esta parte se ubica en la parte central izquierda, presentando la cantidad y las diapositivas que están trabajando.
Cinta de operaciones
La cinta de operaciones o diseños de diapositiva es un botón que muestra las diferentes opciones de presentaciones sobre las cuales se puede trabajar. Según la versión del Microsoft Office Power Point depende la diversidad de los diseños de las diapositivas.
Zoom
El zoom permite alejar o acercar el documento sobre el cual se estar trabajando. Algunos lectores ejecutan esta herramienta para la corrección final del trabajo y percatarse de que todo en su plantilla esté en orden.
Área de trabajo
El área de trabajo es el lugar donde se muestra la diapositiva seleccionada, en la cual el usuario podrá trabajar y jugar con las herramientas que posee este programa.
Barra de herramientas
La barra de herramientas es la compilación de todos los botones que permiten realizar una acción que tenga que ver con el formato y diseño de las presentaciones.
Barra de Formato
La barra de formato facilita la aplicación de configuración en el contenido del texto de las presentaciones como son el color, tamaño y ubicación de las letras.
Botones de control
Estos botones se ubican en la parte superior izquierda de la pantalla y permiten minimizar, restaurar y cerrar el documento en el cual se trabaja. En caso de cerrar el documento sin guardar automáticamente el programa preguntará si desea salir antes de guardar.
Vista del documento
Esta parte de la venta de Power Point ofrece un panorama de las formas en que se pueden ver la plantillas.
Barra de desplazamiento
La barra de desplazamiento permite mover la pantalla hacia arriba, abajo, izquierda o derecha. Con solo mover el botón del mouse es posible realizar esta acción.
Barra de estado
Esta barra ofrece información del documento que se trabaja como el tema, idioma, número de diapositivas que se tienen, entre otros. Además, la barra de estado brinda una advertencia en caso de que suceda un error con la página.
Material disponible en:https://r1---sn-j5c5nx-x1x6.googlevideo.com/videoplayback?expire=1605334451&ei=UyGvX_jAFtadhwahoaKQBA&ip=2607:5300:60:8326:bdb8:88d4:19:80da&id=o-ABKY0IrVM8_ohEKEM_EXOrKIW7KvyKxKcQ7O2BHMzP-L&itag=18&source=youtube&requiressl=yes&vprv=1&mime=video/mp4&ns=1meg_sPq7qfTSqNCRFaeZNYF&gir=yes&clen=97956235&ratebypass=yes&dur=2275.439&lmt=1569688269424472&fvip=1&c=WEB&txp=2311222&n=-aaV-NQriEtuVzp27&sparams=expire,ei,ip,id,itag,source,requiressl,vprv,mime,ns,gir,clen,ratebypass,dur,lmt&sig=AOq0QJ8wRQIhAJwkKzOt_CG4j-TMzGIkJd6WmJ_GK8w-S3loUlnyW3P5AiARqkn4Zc7oaVcwyUgLAbsAWIbE6o2avtUBrySUoNsYNQ==&cms_redirect=yes&mh=6j&mip=45.184.23.170&mm=31&mn=sn-j5c5nx-x1x6&ms=au&mt=1605312753&mv=m&mvi=1&pl=24&lsparams=mh,mip,mm,mn,ms,mv,mvi,pl&lsig=AG3C_xAwRAIgV9CRW8VF7NJCcixRnudKgoiJD114uvTE5uMaBmlet8sCIFWd2x1hetWvXYNO6Ma-5ojJSc3CkUhEEbGGAvrlxnth
Material disponible en:https://www.partesdel.com/powerpoint.html
Se utiliza principalmente como procesador de textos para elaborar documentos como artículos, informes o cartas, aunque también permite el trabajo con imágenes, tablas y gráficos, entre otros.
Algunas de las opciones que permite es cambiar los márgenes de una página, el formato de la fuente (el tamaño, el tipo y el color, por ejemplo), corregir errores ortográficos, sugerir sinónimos e insertar encabezados y pies de página.
Funciones de Microsoft Word
¿Para que sirven las funciones de Word?
Estas funciones sirven y funcionan para facilitar a los usuarios la redacción de textos, teniendo distintas características entre si, por lo cual estas se dividen en distintas herramientas que el usuario puede manejar de forma organizada y sencilla para que el procesamiento de los textos sea mas eficiente y dure menos tiempo.
Herramientas y funciones de MicrosoftWord:
Área de trabajo
El área de trabajo es una de las partes del Word y es la más grande que se aprecia cuando abrimos el archivo Word. Generalmente es de color blanco y es el lugar donde se va a desarrollar la redacción de cualquier tipo de documento, cartas.
La barra de título es una de las partes de un documento Word. Se encuentra ubicada en la parte superior del documento, muestra el nombre del programa o el documento. También se encuentran los botones de expansión, reducción y cierre del documento o archivo. La barra permite colocar algunas herramientas que el usuario utilizará según su necesidad.
Allí, cuando abrimos un documento Word podemos leer la frase Documento1 – Microsoft Word. Se refiere a un nombre general que despliega el software del programa. Cuando guardamos nuestro documento podremos sustituir ese nombre por uno personalizado y relacionado con nuestro tema.
Esta barra es una de las partes más importantes de Word. Se ubica igualmente en la parte superior de nuestra pantalla, del lado izquierdo. Al presionar la flechita se despliegan algunos comandos como “Nuevo” que se refiere abrir un documento nuevo, “Abrir” que implica desplegar un documento que tenemos archivado en nuestro computador, “Deshacer” o “Rehacer”, inclusive nos permite “Guardar” el documento.
Para “Guardar” sólo debemos presionar el comando que tiene forma de diskette. Para “Deshacer” presionamos la flecha que va en dirección izquierda y “Rehacer” la que va en dirección hacia el lado derecho.
A este Word componentes, se le llama barra de herramienta de acceso rápido porque son los comandos que más utilizamos.
En esta misma barra podemos visualizar del lado superior derecho, lo que se conoce como controles de la ventana. Son simplemente tres comandos que nos permiten realizar tres funciones. La “X” es para cerrar la ventana del documento Word con que trabajamos, pero no el programa.
Una de las partes de Microsoft office Word es la barra del Menú de Word está compuesta por ocho pestañas organizadas horizontalmente. Cada una tiene funciones distintas, pero fáciles de utilizar. Para poder ver las funciones que las integran simplemente le damos click o seleccionamos a cada una de ellas.
Entre estas pestañas tenemos “Archivo”, “Inicio” o como algunos lo llaman inicio de Word y sus partes, “Insertar”, “Diseño de página”, “Referencias”, “Correspondencia”, “Revisar” y “Vista”. Cada una de ellas tiene Microsoft Word funciones específicas.
Botón de Office
Otra de las partes principales de Microsoft Word es el botón de office. Es el botón circular que se ubica en algunos sistemas operativos en la parte inferior y en otros en la parte superior, del lado izquierdo.
Esta barra nos permite observar una serie de botones donde se pueden cambiar una serie de elementos. Ayudan a darle un estilo diferente y original al documento. Contiene además elementos como tipo y color de letra, resaltado, tamaño de letra, estilo, entre otros.
Esta barra nos ofrece distintas opciones para escoger la fuente o el tipo de letra con que vamos a escribir y la elección de color. Además, nos da las opciones para seleccionar los estilos de los caracteres (negrita, cursiva, normal, entre otros.), así como el tamaño de la letra.
Por otro lado, la barra de formato contiene funciones que ayudan agregar a nuestro texto subrayado y funciones específicas como tachar alguna frase o palabra, doble tachado, superíndice, subíndice, sombra, contorno, relieve, grabado, versales, mayúsculas, minúsculas, tipo oración, entre otros,.
Finalmente, es en esta barra donde escogemos los espacios entre caracteres, líneas y párrafos, y otros efectos. Seguimos ofreciéndote a word con todas sus partes.
Barra de estado
Se encuentra en la parte inferior del documento y precisa la información relacionada con el número total de paginas, idioma, traductor, las notificaciones de errores, la palabra contar, secciones entre otras informaciones .En esta barra podemos visualizar de cinco maneras el documento que estamos trabajando.
diseño de impresión
pantalla completa
vista de diseño
Vista de esquema
Barras de menús
Una parte de Word es la barra de menús. Con solo hacer click en una de las acciones que se encuentran en él. Accedemos a diversas funciones y variados menús que sirven de apoyo cuando se está redactando o editando el documento. Es decir, entre las partes del menú de word y funciones de Word en la barra del menú podremos:
Crear un documento nuevo.
Ubicar los documentos de Word guardados con anterioridad.
Cerrar el documento actual.
Archivar el documento que se trabaja en una unidad de disco.
Guardar los cambios del documento con diferentes características, por ejemplo: diferente nombre.
Establecer márgenes, tamaño del papel, orientación de la página de Word y sus partes en todo el documento o de una parte de éste.
Presentar en pantalla el aspecto final que tendrá el documento si se imprime.
Enviar el documento a impresión en el dispositivo previamente asignado. Además se puede especificar el número de copias, el rango de hojas a imprimir y calidad de impresión, entre otras.
Acceder rápidamente a los documentos recientemente utilizados en Word.
Salir de la aplicación Microsoft Word.
Barras de desplazamiento
Es una de las partes que conforman Word, que se caracteriza por ser una larga barra que se encuentra ubicada generalmente hacia el lado derecho del documento. Consiste en una barra abierta que contienen una flecha la cual permite al usuario desplazarse hacia arriba y hacia abajo de una manera mas rápida.
Una Hoja Electrónica de Cálculo es un Software que funciona como herramienta para manipular y analizar números y fórmulas en filas y columnas. Esta permite organizar datos numéricos de forma que se puedan manipular en conjuntos clasificados por sus divisiones (filas y columnas) y mediante ellos se aplican fórmulas y operaciones diversas. Esta herramienta permite también, transformar los datos a gráficos o hacer una presentación vistosa de los resultados de las operaciones.
¿Cómo esta herramienta permite organizar y presentar la información?
Una hoja de cálculo (oprograma de hojas de cálculo) es un software a través del cual se pueden usar datos numéricos y realizar cálculos automáticos de números que están en una tabla. También es posible automatizar cálculos complejos al utilizar una gran cantidad de parámetros y al crear tablas llamadas hojas de trabajo.
Los programas de hojas de cálculo facilitan las tareas de:
Hacer cálculos.
Crear gráficos que resalten las relaciones cualitativas entre datos.
Almacenar y gestionar información profesional.
Proponer alternativas para tomar decisiones.
Además, las hojas de cálculo también pueden producir representaciones gráficas de los datos ingresados: histogramas, curvas, cuadros de sectores. Por lo tanto, la hoja de cálculo es una herramienta multiuso que sirve tanto para actividades de oficina, que implican la organización de grandes cantidades de datos, como para niveles estratégicos y de toma de decisiones al crear representaciones gráficas de la información sintetizada.
Herramientas de Microsoft Excel y funciones:
Barra de título de Excel
Se encuentra en la parte superior de la ventana de Excel, se llama así porque en ella aparece el nombre del libro en el que te encuentras trabajando. si aún no has guardado el libro por default su nombre será libro1, libro2, etcétera dependiendo cuántos hayas abierto en esa sesión.
Se encuentra en la parte superior izquierda de la ventana de Excel en ella encontrarás herramientas de uso frecuente en Excel. La intención de esta barra es que en ella coloques herramientas que sueles usar frecuente, de tal manera que las tenga siempre de primera mano. Para elegir qué botones mostrará esta barra debes hacer clic en el botón Personalizar barra de herramientas de acceso rápido y agregar las herramientas que deseas.
En la cinta de opciones es donde encontrarás a la gran mayoría de las herramientas de Excel, están divididas en categorías representadas por pestañas: Archivo, inicio, Insertar, Diseño de página, Fórmulas, Datos, Revisar, Vista. Además, puedes añadir otras pestañas que estén ocultas o crear las tuyas. Además, aparecen pestañas temporales mostrándote opciones que sólo le sirven al objeto seleccionado.
En la esquina superior derecha de Excel se encuentra el botón “Opciones de representación de la cinta de opciones” el cual se utiliza para configurar la forma en cómo se mostrará la cinta de opciones:
Ocultar automáticamente la cinta de opciones: Oculta varios elementos de la ventana de Excel con el propósito de que la hoja de cálculo abarque el mayor espacio en la ventana. Para hacer aparecer los elementos ocultos temporalmente cuando se ocupen, haz clic en los tres puntos que aparecerán en la esquina superior derecha de Excel.
Mostrar pestañas: Mostrará solo las pestañas, los comandos solo aparecerán temporalmente al hacer clic en una de ellas.
Mostrar pestañas y comandos: Es la que está activada por default. La cinta de opciones mostrará sus pestañas y comandos en todo momento.
Cuadro de nombres
El cuadro de nombres se encuentra debajo de la cinta de opciones junto a la barra de fórmulas. Tiene múltiples funciones y las mencionaré brevemente:
La primera y la más común es mostrar el nombre de la celda activa. Cada vez que haces clic en una celda podrás ver que aparece el nombre de ésta en el cuadro de nombres.
Permite asignar un nombre personalizado a un rango o celda. Para cambiar el nombre a una celda, selecciónala, escribe el nombre que desees (sin espacios) y al terminar presiona enter. Cada vez que se lecciones dicha celda aparecerá su nuevo nombre.
Permite trasladarte a una celda específica si escribes su nombre en él. Escribe el nombre de la celda a la que quieres trasladarte y presiona enter, si el nombre que escribiste existe te trasladará a ella instantáneamente.
Permite elegir una fórmula o función. Si escribes el signo igual en una celda verás que el cuadro de nombres se convierte en una lista en donde primero verás a las funciones recientemente utilizadas y al final una opción para verlas todas.
La barra de fórmulas se encuentra debajo de la cinta de opciones. Es una barra larga de color blanco cuya función es mostrar el contenido real de la celda activa, además de permitir modificar o eliminar dicho contenido, lo que la convierte en una de las más utilizadas de Excel.
En la barra de fórmulas existen tres botones:
Introducir: Con forma de palomita, se activa solo cuando se está escribiendo algo. Permite aceptar el dato que se está introduciendo permaneciendo en la misma celda. Lo mismo sucedería si presionamos la tecla Fin.
Cancelar: Con forma de una equis, se activa solo cuando se está escribiendo algo. Permite cancelar el texto que se está introduciendo dejando la celda como estaba antes. El mismo resultado se obtiene si presionas la tecla Escape (Esc).
Insertar función: Muestra el cuadro de diálogo insertar función en el que podrás encontrar cualquier función de Excel.
La barra de fórmulas puede cambiar de tamaño tanto el ancho como el alto. Para cambiar el ancho debemos arrastrar un tirador que se encuentra entre el cuadro de nombres y la barra de fórmulas. Para cambiar la altura, es preciso señalar la parte inferior de la barra para que aparezca una flecha apuntando hacia arriba y abajo y empezar a arrastrar con clic sostenido.
Este botón se encuentra debajo del cuadro de nombres, es un pequeño botón gris con un triángulo en su interior. Su función es seleccionar todas las celdas de la hoja de cálculo cuando se hace clic en él.
Encabezados de columna
Son unos botones de color gris que aparecen sobre cada columna. Los encabezados de columnas están dispuestos uno junto al otro y en su interior contienen letras mayúsculas con lo que nos indican el nombre de la columna a la que representa. Al hacer clic en uno de ellos se selecciona la columna completa, puede seleccionar varias columnas si mantienes sostenido el mouse sobre uno de ellos y te mueves hacia un lado.
Encabezados de fila
Son botones de color gris que aparecen uno debajo de otro con números en su interior, dicho número representa el nombre de la fila a la que representa. Al hacer clic en uno de ellos se seleccionará la fila completa, para seleccionar varias filas es necesario dejar presionada uno de ellos y moverte hacia abajo o hacia arriba.
Etiquetas
Cada etiqueta representa a una hoja del libro de Excel. La etiqueta resaltada representa a la hoja activa, es decir la hoja en la que se está trabajando. Se pueden hacer varias cosas con ellas, por ejemplo, cambiar nombre, cambiar color, cambiar el orden etc. Más información acerca de trabajar con etiquetas.
Barra de etiquetas de Excel y sus partes
Es una de las barras que se encuentran en la parte inferior de la ventana de Excel, en ella encontrarás las etiquetas que contiene el libro de Excel. Cuando son demasiadas etiquetas no las podremos ver todas al mismo tiempo por lo que se activan los botones de desplazamiento de etiquetas que son 2 botones que se encuentran en extremo izquierdo de esta barra. Estos botones nos permitirán desplazarlas hacia la izquierda o hacia la derecha hasta ver la etiqueta que nos interesa.
Partes de la barra de etiquetas
Si presionas la tecla control y haces un clic sobre los botones de desplazamiento nos mostrará la etiqueta que está más a la derecha. Si haces clic derecho en ellos mostrará una ventana donde aparecerá una lista de todas las hojas que contiene el libro.
Junto a la barra de desplazamiento se encuentra la barra de división de etiquetas qué es un pequeño tirador que podemos mover hacia la izquierda o a la derecha de tal forma que nos permita decidir cuántas etiquetas podemos ver al mismo tiempo. Si haces doble clic en ella regresará a su posición inicial.
Barra de estado en Excel y sus partes
Es la barra más inferior de la ventana de Excel. Ella nos muestra información importante:
A la izquierda encontramos primero el modo celda por eso normalmente vemos la palabra listo en ese lugar, pero dependiendo lo que estemos haciendo puede cambiar por la palabra modificar o introducir entre otras. Junto a esto vamos a encontrar también un botón que nos indica si se está grabando una macro o no, en caso de que sea así aparecerá un cuadrado indicando qué podremos detener la grabación de la macro en ese lugar.
Partes de la barra de estado
En el centro de esta barra nos muestra resultados de cálculos derivados de las celdas que tenemos seleccionadas, por ejemplo: suma promedio recuento etcétera. Si haces clic derecho en la barra de estado aparecerá un listado de la información qué quieres que te muestre tú simplemente haces clic en aquellas que te interesen o haz clic de nuevo en ella para quitar su selección.
Iconos de vista
Un poco más hacia la derecha encontraremos los 3 iconos de vista:
vista normal
vista diseño de página
vista previa del salto de página.
Zoom
El zoom lo encontramos en la esquina inferior izquierda de la ventana, con él, podremos hacer acercamientos o alejamientos de alguna zona u objeto en particular. El zoom mínimo es de 10% y el máximo es de 100%.
Barras de desplazamiento
Existe una barra de desplazamiento vertical y otra horizontal. Su función como su nombre lo indica, es permitirnos desplazarnos a otra zona de Excel. Si desplazas la barra solo te permitirá desplazarte en la zona utilizada de la hoja de cálculo. Si utilizas las flechas podrás desplazarte a cualquier lugar.
Se encuentran en la esquina inferior izquierda de la ventana de Excel. Son dos flechas que apuntan a la izquierda y a la derecha. Están desactivados por default, solo se activan cuando hay un número importante de etiquetas saturando la barra de etiquetas y no se logran ver todas ellas al mismo tiempo. Por lo tanto, su función es desplazar las etiquetas hacia la izquierda o a la derecha de tal manera que puedas ver las que están ocultas.
Nota: esa misma función la hacen unos puntos suspensivos que aparecen en la barra de etiquetas cuando está saturada.
Si mantienes presionada la tecla Ctrl mientras haces clic en la flecha izquierda te desplazará a la primer etiqueta, es decir, la etiqueta que está en el extremo izquierdo.
Si quieres ver un listado de todas las hojas que tiene tu libro actual, debes mantener presionada la tecla control mientras haces clic con el botón secundario en la zona donde se encuentran estos botones. Una vez que aparezca la lista selecciona la hoja en la que quieres trabajar y presiona aceptar.
